Dicas do TED para colaboração virtual

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A equipe de tecnologia do TED está distribuída em vários locais, por isso conta com videoconferência para fazer o seu trabalho. Mas não deixe a imagem enganá-lo, eles raramente usam ternos (imagem via iStock).

Cada vez mais e mais locais de trabalho estão reunindo pessoas talentosas em ambientes virtuais flexíveis, e a equipe de tecnologia do TED parece ter encontrado um jeito muito próprio de fazer a coisa funcionar. Recentemente a analista de desenvolvimento de produto, Haley Hoffman, compartilhou 8 dicas do tech team para tornar a colaboração virtual eficiente.

O QG fica em Nova Iorque,  mas a equipe de 29 pessoas inclui desenvolvedores que vivem em seis outros Estados – da Flórida ao Oregon, passando por Dakota do Sul e outros dois países. “Os talentos da tecnologia nem sempre residem em NY e San Francisco”, brinca a analista.

Segundo Haley, há grandes benefícios em uma equipe distribuída territorialmente. Um deles é que o crescimento de colaboradores não fica limitado pelo custo de espaço de escritório. Além disso as circunstâncias locais, como um furacão ou a falta de energia, jamais interrompem totalmente o trabalho. Por outro lado é preciso estipular alguns procedimentos para que tudo funcione. Você pode conferir abaixo as dicas da equipe ou direto no BlogTED.

1. Reveja as ferramentas

Uma boa comunicação começa com ótimas ferramentas. Usamos o GitHub para colaborar em código. Obsessivamente fazemos uploads para o Dropbox e usamos o Google Docs para anotar ideias de grupo e trabalhos em andamento. Outra ferramenta essencial: todo mundo na nossa equipe tem um bom fone de ouvido. Durante videoconferências isso faz uma diferença incrível na qualidade da chamada e impede ecos irritantes. Por falar em videoconferência…

2. Invista em videoconferência

Testamos e compramos câmeras de alta qualidade para cada uma das nossas salas de conferência, encontramos um grande parceiro (nós usamos o Blue Jeans, mas o Vidyo também é bom, e Skype e Google Hangouts fazem um ótimo trabalho em reuniões menores), e criamos um aplicativo personalizado para iPad que permite a discagem rápida das nossas salas de reuniões. A estrutura é um dos fatores mais importantes para se ter uma boa colaboração virtual. De quebra a obsessão da equipe de tecnologia com a videoconferência torna as reuniões de vídeo melhores em toda a empresa.

3. Encontrem-se pessoalmente quando puderem

Somos defensores da equipe virtual, mas há algo de importante em reunir-se em uma sala. Nossa equipe reune-se agora em Dakota, no Badlands Park, para nossa Summit Tech. Realizamos encontros a cada três ou quatro meses, vamos para um local neutro para falar sobre nossos objetivos como equipe e compartilhar ideias sobre ferramentas que queremos desenvolver. Para a maioria das equipes, uma vez ou duas vezes por ano seria suficiente, mas o ritmo de mudança na tecnologia nos obriga a uma frequência maior.

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Onde o tech team está agora: Badlands National Park para a Summit Tech (foto de Haley Hoffman).

Algumas coisas que mudaram por causa das discussões nesses encontros: as linguagens de programação que usamos e a nossa forma de trabalhar em grupo. Para estes encontros, planejamos a agenda em um grupo colaborativo, alternamos os destinos para manter justo o custo das viagens (a única regra é qualquer cidade continental dos Estados Unidos que não seja Las Vegas), e designamos uma dupla de planejadores de logística (incluindo normalmente um local) para descobrir o resto. Também incluímos atividades locais, a ideia não é só falar de trabalho.

4. Reproduza elementos de um escritório normal

Sabe aquelas pequenas coisas do escritório que se perdem em uma equipe virtual? Pensamos em substituições virtuais. Usamos chat para conversas em dupla e o Flowdock internamente para conversas em equipe (Slack é outra ótima opção). Isso facilita a transparência em nossas conversas e reproduz a situação que acontece no escritório quando você ouve colegas falando sobre um projeto e quer comentar algo. Também temos um canal para a publicação de notícias aleatórias, artigos interessantes, debates inúteis, e GIFs para imitar aquele momento divertido de ida até o café.

5. Faça reuniões de apoio

Fazemos regularmente uma reunião semanal de equipe. Esse é o momento que falamos de lançamentos, no que estamos trabalhando, quem vai sair de férias em breve – é uma oportunidade para divulgar pequenas informações para a equipe toda e manter todo mundo atualizado. A cada semana uma coleção de piadas visuais tem se formado. Um delas é a tradição de usar um chapéu em dias de lançamento.

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Uso de chapéu em dias de lançamento é outra tradição do time de tecnologia do TED.

6. Tenha uma sala (e garanta que todos a tenham)

Sabemos que grandes talentos podem estar em qualquer lugar, nossa única regra para os membros remotos da equipe é que eles tenham acesso a uma sala própria e com porta. Se eles tiverem isso em suas casas e preferem trabalhar lá, ótimo. Do contrário, iremos ajudá-los a encontrar um bom espaço de coworking. Exigimos isso porque a capacidade de controlar o ambiente e se concentrar é muito importante para o trabalho de desenvolvimento. E também porque ajuda os membros da equipe a participarem de reuniões virtuais sem distração.

7. Defina experiências para a teleconferência

Em reuniões virtuais de trabalho todos mundo tem que ter a mesma experiência. Se alguns membros da equipe estão em videoconferência enquanto outros estão pegando o telefone para discar, isso gera desequilíbrios. Se alguns membros da equipe estão juntos em uma sala de reuniões e outros são remotos, é o trabalho do organizador da reunião igualar a experiência para todos. Por exemplo, se estamos olhando informações em um quadro branco de escritório, alguém deve transcrever o texto no Google Docs para a equipe remota.

8. Tenha um bom ponto de conexão

Às vezes, um trabalhador remoto quer passar o dia em um café. Às vezes, o wi-fi em casa te deixa na mão. É por isso que um passo importante no nosso processo de integração é que todos tenham um MiFi para usar em eventualidades. E tem outras vantagens também. Quando o nosso Diretor de Operações trabalhou por um mês da França, ele tinha os cenários mais incríveis nas reuniões de videoconferência.