Modelo híbrido: 10 hábitos para garantir igualdade

Modelo híbrido: 10 hábitos para garantir igualdade. Tão famintos quanto todos estamos por estabilidade, 2022 será o ano em que muitas empresas passarão por mais uma mudança monumental, saindo do trabalho totalmente remoto para o híbrido, à medida que os escritórios reabrem e os líderes se preparam para receber os funcionários de volta aos espaços compartilhados. A esperança é que desta vez, as organizações tenham feito o trabalho necessário para se preparar para essa próxima grande transição.

Híbrido é o novo normal, pelo menos por enquanto, com a maioria dos empregadores nos EUA apoiando-o como o modelo de flexibilidade no local de trabalho preferido, de acordo com uma pesquisa recente da salary.com. Mas será uma mudança sustentável? Infelizmente, voltar ao escritório provavelmente significará voltar aos velhos hábitos, que são inerentemente dependentes da localização e abrem as portas para o viés de proximidade. Como os hábitos diários da equipe irão apoiar ou sabotar o design de um modelo de flexibilidade no local de trabalho?

Sem uma gestão de mudança intencional e apoio à igualdade, os modelos híbridos podem estar repletos de complicações e pontos cegos potenciais, mas com atenção adequada a metodologias virtuais em primeiro lugar e independentes de localização durante a gestão de mudanças, qualquer organização pode ser bem-sucedida e sustentável como uma equipe híbrida. Com base em estudos de caso de organizações híbridas veteranas como Microsoft, Dell e GitHub, aqui estão 10 hábitos que todas as equipes híbridas devem adotar para garantir igualdade e unidade, independentemente da localização do espaço de trabalho.

Hábito Híbrido 1: Ajustar o Acompanhamento de Produtividade

Quando se trabalha em um escritório, “trabalhar” muitas vezes significa apenas que você está “no trabalho” ou presente em determinada localização. Um sistema de medição mais preciso para desempenho é há muito tempo necessário e é especialmente crítico para o modelo híbrido em que alguns membros nunca estarão “no trabalho”. Faça a transição da mentalidade desatualizada baseada em escritório de avaliar a produtividade e a lealdade com base em trabalhar sob o mesmo teto, priorizando a proximidade e a presença, garantindo que a medição de produtividade seja baseada em resultados e saídas, independentemente da localização do trabalho.

Estratégia Essencial: Use sistemas de gerenciamento de projetos para atribuir tarefas e monitorar resultados.

Hábito Híbrido 2: Padronizar a Experiência de Reunião

A única coisa pior do que a “Fadiga do Zoom” em chamadas de vídeo é estar em uma reunião onde você não tem ideia do que está acontecendo. Infelizmente, essa é uma experiência comum para muitos trabalhadores remotos que estão tentando participar virtualmente de uma reunião que está acontecendo pessoalmente. Ângulos de câmera desconfortáveis, áudio ruim e falta de visibilidade tornam a experiência do participante desequilibrada e frustrante. Em vez disso, comprometa-se a tornar as reuniões híbridas melhores, auditando regularmente como as reuniões estão indo, incluindo igualdade nas contribuições da equipe, práticas de agenda e anotações, e ferramentas digitais usadas para apoiar um ambiente de colaboração. Ou, melhor ainda, encontrem-se todos na mesma plataforma para equalizar a experiência do participante.

Estratégia Essencial: Padronize plataformas digitais se pessoas estiverem participando remotamente.

Hábito Híbrido 3: Utilize Canais Públicos

Quando se trabalha em um escritório, um canal primário de informação é simplesmente a oportunidade de observar as operações. Podemos perceber uma vibração de urgência ou ver um aumento no volume de reuniões para saber que um grande anúncio está a caminho. Mas quando se trabalha virtualmente, as pistas contextuais são perdidas se estivermos apenas enviando e-mails e mensagens diretas uns para os outros. Felizmente, podemos recriar uma experiência de observação semelhante online usando canais de comunicação públicos (como Microsoft Teams ou Slack) para aumentar a transparência e manter todos informados. Comprometa-se a dar aos membros da equipe remota o poder de observação, estabelecendo regras de notificação adequadas, marcando e segmentando, para facilitar o acompanhamento e ação. Certifique-se de reservar mensagens diretas (DMs) apenas para tópicos altamente sensíveis.

Estratégia Essencial: Padrão de comunicação interpessoal para canais públicos em vez de e-mails ou mensagens diretas.

Hábito Híbrido 4: Digitalize Todos os Recursos

Em ambientes de trabalho co-localizados, a fonte de verdade para responder a perguntas geralmente é seu colega de escritório mais próximo. Portanto, se os trabalhadores remotos não puderem contatar imediatamente seus colegas no escritório, o resultado pode ser isolamento informacional. Para manter o conhecimento da empresa o mais acessível possível, documente informações sobre processos, metas e recursos essenciais e mantenha um sistema digital de gerenciamento do conhecimento, como um manual digital. Mesmo quando você souber a resposta, direcione os membros da equipe para os recursos digitais que estão igualmente disponíveis para todos os funcionários (independentemente do fuso horário ou localização) para ajudar a reforçar a utilização e incentivar a resolução independente de problemas.

Estratégia Essencial: Crie e mantenha um manual digital como fonte de respostas sobre operações e informações da empresa.

Hábito Híbrido 5: Projetar Ambientes de Trabalho Consistentes

As empresas investem milhões no design de ambientes de trabalho seguros e criativos para suas forças de trabalho. No entanto, seus trabalhadores remotos às vezes estão trabalhando em armários abafados ou cafeterias caóticas com conexão Wi-Fi instável, e esperam obter os mesmos resultados. Em vez disso, considere como você pode distribuir seu ambiente de trabalho cultural tanto quanto distribuiu suas pessoas. Estenda os princípios de design do seu local de trabalho muito além das paredes do seu escritório para garantir que a produtividade, a segurança, o treinamento e a representação da marca sejam consistentes entre todas as localizações, incluindo escritórios em casa e móveis.

Estratégia Essencial: Configure espaços de escritório em casa e na sede para serem o mais semelhantes possível, priorizando assentos, internet e equipamentos.

Hábito Híbrido 6: Diversificar os Rituais da Empresa

Muitos líderes de negócios estão ansiosos para voltar ao escritório para “desenvolver a cultura da empresa”. Mas isso significa que os membros da equipe externa não farão parte da cultura? Certifique-se de que os principais players não sejam excluídos do desenvolvimento da equipe oferecendo uma combinação de atividades de desenvolvimento de cultura física e virtual. Para uma inclusão ótima, priorize rituais assíncronos que possam ser acessados por qualquer pessoa, mesmo que estejam trabalhando em um local e fuso horário diferentes. Não se preocupe, as reuniões de equipe não estão indo a lugar nenhum e ainda produzem ótimos resultados, mas a construção da cultura não deve ser reservada apenas para alguns dias por ano. Em vez disso, pense em como você pode garantir que os rituais diários sejam inclusivos e ajudem a facilitar a conexão de sua equipe distribuída.

Estratégia Essencial: Reavalie seus valores culturais e use-os como base para projetar experiências de construção de equipe irrelevantes para a localização usando ferramentas virtuais.

Hábito Híbrido 7: Oferecer Recompensas Iguais

Não há nada como receber uma salva de palmas dos colegas para aumentar a confiança e a moral. Então, como essa experiência pode ser replicada virtualmente para uma equipe híbrida? Mostre aos funcionários que você se importa indo além com anúncios frequentes, presentes e recompensas usando correio, e-mail e plataformas de comunicação compartilhadas. Apenas lembre-se, em equipes híbridas, você precisará ter cuidado extra para evitar a mentalidade de “tem bolo na sala de descanso” enviando presentes e benefícios para cada funcionário.

Estratégia Essencial: Distribua todos os presentes, recompensas e reconhecimento igualmente usando canais virtuais ou serviços de envio.

Hábito Híbrido 8: Coordenar os Horários da Equipe

Se você escolheu ser híbrido, as pessoas provavelmente estarão vindo para o escritório com base em motivos pessoais, como disponibilidade de cuidados infantis ou qualidade de sua conexão com a internet. Isso é bom para decidir em nível individual, mas e no nível departamental? Se os membros da equipe estiverem indo e vindo conforme cada um julgar adequado, isso pode comprometer a eficiência da comunicação e colaboração. Em vez disso, pense estrategicamente sobre custos imobiliários, rituais da equipe, bem-estar dos funcionários e mapas de projetos para identificar certos momentos que podem ser mais benéficos para os membros da equipe se reunirem presencialmente do que outros.

Estratégia Essencial: Coordene os horários dos trabalhadores híbridos para estarem no local nos mesmos dias para reuniões e eventos importantes.

Hábito Híbrido 9: Repetir Anúncios Importantes

Fofoca de escritório não é apenas valiosa para ouvir sobre o último escândalo amoroso, é crítica para compartilhar e reforçar atualizações operacionais via boca a boca. Sem ouvir conversas na sala de descanso ou passar por um memorando afixado no quadro de avisos, os trabalhadores remotos têm mais chances de perder notícias ou um anúncio. Para garantir que todos os funcionários estejam igualmente informados, crie oportunidades de reforço em seus canais virtuais, como adicionando lembretes às agendas de todas as reuniões por chamada de vídeo e postando duas ou três vezes no fórum da comunidade.

Estratégia Essencial: Repita notícias e anúncios em pelo menos três canais virtuais (ou seja, e-mail, plataforma de chat, ferramenta de gerenciamento de projetos) para confirmar a transferência de conhecimento.

Hábito Híbrido 10: Buscar Feedback Frequente

Medir o sucesso da experiência de trabalho remoto de sua força de trabalho é como tentar acertar um alvo móvel. Se os funcionários estão satisfeitos em trabalhar de casa ou não depende de tantos fatores, como a porcentagem de membros da equipe no escritório, o status de aprendizado em casa de uma criança, velocidades de internet ou suporte para flexibilidade no local de trabalho de líderes do setor e da empresa – todos os quais mudaram frequentemente nos últimos dois anos. Portanto, se você conduziu uma pesquisa rápida no início da pandemia para coletar opiniões sobre flexibilidade no local de trabalho, seus dados já expiraram há muito tempo. Novos feedbacks precisam ser coletados pelo menos trimestralmente para acompanhar o cenário em constante mudança de nossa sociedade pós-pandêmica.

Estratégia Essencial: Crie um canal de comunicação seguro onde os funcionários possam compartilhar quaisquer preocupações sobre seu trabalho em casa e seu modelo de local de trabalho, e aumente a frequência das pesquisas rápidas para pelo menos trimestrais.

Pode parecer inevitável que o futuro do trabalho seja no modelo híbrido, mas se sua equipe se adaptará ou prosperará nesse modelo não depende apenas de termos de política, vai se resumir à capacidade de nutrir uma cultura de conexão, igualdade e empatia. Sem um compromisso de mudar hábitos diários, sua organização estará apenas construindo e operando em mais um plano de contingência.

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