Se você é adepto do trabalho remoto é bem provável que boa parte da sua comunicação seja feita através de e-mail. Apesar da ascensão das mídias sociais e dos aplicativos de mensagens instantâneas que decretaram de forma prematura a morte do e-mail, ele continua sendo uma das principais ferramentas de informação e interação.
O Fast Company listou nove erros comuns em e-mails que podem fazer com que o receptor simplesmente ignore a sua mensagem. Confira quais são eles e atente para os detalhes que farão com que a comunicação ocorra da melhor forma.
1. Escrever sobre algo que deve ser tratado pessoalmente
Antes de começar a escrever, pare por alguns segundos. Se o assunto é complicado ou de grande teor emocional, o e-mail provavelmente não é a melhor forma para comunicar isso. Segundo William Schwalbe – autor de Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better – o e-mail não traduz bem o tom e a inflexão das frases e a comunicação pode falhar.
2. Não preencher o campo “assunto” ou ser vago
Não dê a chance de alguém excluir seu e-mail antes de abrir a mensagem. Use o campo “assunto” para captar a atenção e ser claro sobre o teor do e-mail, recomenda Schawlbe. Se o conteúdo das mensagens for mudando durante a troca de e-mails, atualize a linha de assunto.
3. Copiar e responder muitas pessoas
Schwalbe diz que é legal estabelecer regras básicas sobre quem deve responder as mensagens. Uma dica é verificar em qual campo você está. Se você estiver na linha “Para”, sinta-se livre para responder, se estiver na linha “CC”, sua resposta provavelmente não é necessária. Só use o “responder a todos” se realmente todos os destinatários precisam ter ciência da sua resposta, o mesmo vale na hora de escrever uma mensagem e copiar todos os colegas de trabalho.
4. Não usar saudação
Se você é do tipo que vai direto para a mensagem, sem as sutilezas de um “oi” ou “bom dia”, pode estar dando o tom errado para a mensagem, diz Natalie Canavor, autora de Business Writing for Dummies. Você pode deixar a saudação de lado após o início da troca de mensagens, mas ela é importante na primeira abordagem.
5. Não revisar ortografia e gramática
Sim, isso realmente importa. Uma pesquisa entre os leitores da HubSpot Sidekick indica que 40% consideram erros de gramática o principal fator para gerar implicância com um e-mail ou frieza na resposta. Natalie diz que erros gramaticais e de pontuação são desrespeitosos, sem falar no risco da sua mensagem virar uma piada.
6. Não ser direto e objetivo
Schawlbe recomenda que o texto tenha entre um ou dois parágrafos, e que as informações mais importantes fiquem no início. Se for preciso se estender, estruture a mensagem em tópicos para facilitar a compreensão. E se ainda assim não for possível ser conciso, talvez o e-mail não seja a melhor forma para transmitir a mensagem.
7. Não definir o que você espera
Um dos últimos itens antes de encerrar o texto deve ser o seu pedido de ação ou resposta, diz Schawlbe. Se você está atribuindo responsabilidades ou pedindo para alguém agir, seja claro. Rodeios podem tornar o seu e-mail inútil.
8. Não ter uma linha de assinatura personalizada
Natalie sugere que devemos ter quatro ou cinco assinaturas de e-mail para escolhermos qual é a melhor em cada situação. Se você está enviando uma mensagem a um amigo pessoal, pode ser mais informal. Se precisa estabelecer credibilidade com alguém, use a versão que tenha mais credenciais. Verifique se as informações de contato estão de acordo com o que o destinatário precisa receber.
9. Fazer uma troca infinita de mensagens
Uma vez que a troca de e-mails passou de três ou quatro mensagens, é provável que a conversa não chegue a lugar algum. Tendo em vista que a ideia de marcar uma reunião pode surgir lá pela sétima mensagem, o melhor que você tem a fazer é se antecipar e resolver por telefone. Basta dizer “Hey, isso está ficando complexo, vou te ligar em 10 minutos”, simplifica Schawlbe.
* Publicado originalmente em Interualla.co
