Home Office: uma modernização necessária

*Por Edney “Interney” Souza

Nos últimos 15 anos trabalhei 5 anos exclusivamente em Home Office, algumas vezes como empreendedor e em outras como terceirizado. Como funcionário e gestor trabalhei e permiti que pessoas trabalhassem em Home Office.

Longe de querer ser um guia definitivo sobre o assunto, até porque estou tratando apenas da minha experiência, creio que a oportunidade de dar meu ponto de vista de diferentes perspectivas (contratado, contratante e empreendedor) pode ajudar a enriquecer o debate sobre o assunto que muitas vezes assisto incomodado ao perceber opiniões carentes de empatia e experiência.

Porque as empresas deveriam adotar mais amplamente o Home Office?

Gestão de Facilities

Menos funcionários no escritório significa um escritório menor, menos despesas com ativos, aluguéis, limpeza, energia elétrica, água, etc.

Se o funcionário não tiver um ambiente adequado em casa a empresa pode também alocá-lo em um espaço de coworking mais próximo da casa dele, em geral a relação custo-benefício compensa além de manter para o funcionário a economia de deslocamento.

Benefícios para os Funcionários

O computador que hoje é utilizado por apenas um funcionário pode ser visto como um benefício que você deixa sob a responsabilidade dele durante todo o seu período de contratação. Seguros contra roubo e manutenção podem ser interessantes dependendo do equipamento disponibilizado.

A diminuição do deslocamento casa-trabalho-casa ajuda a melhorar a qualidade de vida do funcionário. Em geral ele economiza também comalimentação, transporte e vestuário.

Isso não significa que você não deva mais providenciar benefícios como vale refeição ou vale transporte, esse investimento pode ser traduzido em outros benefícios e esse valor melhor aproveitado pelo contratado.

Modernização da Gestão

A maioria das empresas hoje gerencia seus funcionários por horas trabalhadas ao invés de problemas resolvidos ou por produção. É um erro grosseiro. O que vemos são estruturas inchadas e pouco produtivas. Longas reuniões que ocupam tempo mas entregam pouco e criam desculpas para projetos serem entregues fora do prazo.

Muitas vezes a gestão por horas trabalhadas existe por pura e simples incapacidade / imaturidade dos profissionais envolvidos de estimar o tempo para realização das tarefas. Pessoas em cargos de gestão sem a devida experiência para estimar o tempo de atividades cujo processo de produção ele deveria ser capaz de supervisionar.

Mesmo em equipes de inovação, onde o prazo é uma incógnita, é possível acompanhar a produção à distância, através de compartilhamento do trabalho numa estrutura de nuvem (GitHub, Google Drive, Dropbox, etc.) e conversas descentralizadas (usando Slack ou similares). Um dia de trabalho envolve criação / produção ou discussão, mantendo o produto do trabalho ou das conversas a disposição do contratante permite facilmente validar a quantidade de esforço de quem estava trabalhando à distância.

Nesse tópico muitas vezes questiona-se o Home Office como desculpa para o funcionário trabalhar muito mais horas do que se estivesse no escritório, repito, isso só acontece quando contratante e/ou contratado possuem inabilidade na alocação de horas ou na prestação de contas do trabalho produzido.

Home Office não é para todos

Também não acredito que o Home Office é a panacéia para solucionar todos os males corporativos.

Funcionários com menor experiência tem dificuldades na estimativa de horas e precisam de orientação / supervisão com certa frequência, de forma que muitas vezes é melhor trabalhar próximo de seus gestores. Porém se um funcionário Sênior precisa desse tipo de supervisão você pode ter promovido/contratado ele de forma inadequada, ou pode ter em sua companhia um gestor inapto na habilidade de delegar tarefas.

Criação de produtos e serviços e outros processos que precisam de brainstormtornam o Home Office um pouco mais complicado, é possível sim conduzir um brainstorm via Skype/Hangout e nesse ponto a familiaridade da equipe com comunicação à distância e boas conexões de vídeo podem fazer diferença na escolha entre o trabalho presencial ou remoto.

Maturidade corportativa

Existe ainda uma visão turva de que você detém exclusividade de direitos sobre alguém, já ouvi de alguns empregadores questões do tipo: Como vou saber se ele está trabalhando para mim ao ficar em casa? A questão é: Você não sabe. E é preciso rever os contratos de trabalho para que isso funcione.

Você está contratando aquela pessoa com fins específicos, as criações dela nesse processo pertencem a empresa, porém se ela cria outras coisas em outros horários isso pertence a ela mesma ou a outros empregadores. Se você quer exclusividade é preciso fornecer um contrato mais agressivo ou até uma sociedade.

” Ainda existe um pensamento meio escravocrata de que você “possui” o funcionário. Você está contratando o trabalho dessa pessoa, e não a alma dela.”

Em alguns casos quando o horário é importante, como no caso do atendimento ao cliente, é possível controlar o trabalho à distância estabelecendo além do horário metas qualitativas. Gravações de logs ou ligações que podem ser analisadas à esmo, pesquisa com os clientes atendidos sobre a qualidade do trabalho. Enfim , é preciso repensar a rotina e os processos corporativos, amadurecer, para adotar o Home Office.

Um período de testes para o Home Office é fundamental, fazendo inclusive com que o Home Office funcione melhor para novos contratados, tornando mais fácil para o funcionário se adaptar e para a empresa se proteger (demitir) caso a entrega não ocorra de acordo com o combinado.

Porque o Home Office é a melhor alternativa para o crescimento de um profissional?

Economize tempo e dinheiro

Você não precisa mais se deslocar para o trabalho, caso você use transporte público é uma economia basicamente de tempo, caso você use transporte privado é a hora de vender seu automóvel e se livrar também de um absurdo de despesas. Se você é do tipo que não faz nada sem carro fique tranquilo, ainda existe táxi, Uber e aluguel de carros para resolver sua vida, todas elas como opções mais econômicas.

Você não precisa mais usar roupas, ou pelo menos não precisa mais se vestir tão bem, pode trabalhar até de pijamas. Parece besteira mas além do conforto isso vai te economizar uma boa grana com vestuário.

Você pode almoçar em casa, ou se você não tiver muito talento pode pedir um delivery ou comer fora, só tome cuidado para não gastar mais dinheiro do que quando comia no escritório. Em geral os bairros residenciais tem opções de alimentação mais baratas, faça uso delas.

Melhore sua organização pessoal

É importante separar seu canto de trabalho, uma cadeira confortável e uma mesa com espaço suficiente para seu computador e materiais que você usa no dia-a-dia. Eu mantenho as contas e contratos mais recentes numa pilha, canetas e lápis, fones de ouvido e um bloco de notas. Contratos e outros documentos mais antigos vão para uma gaveta e ajuda ter uma impressora, se bem que algum bureau de impressão próximo de casa pode quebrar alguns galhos quando arquivos impressos são imprescindíveis.

É importante separar na sua agenda os horários que você vai trabalhar. Eu costumo resolver pequenas tarefas conforme elas vão surgindo e para trabalhos maiores eu bloqueio horários na agenda, deixo espaços livres para almoçar, tomar café e às vezes arejar a cabeça um pouco.

Quem mora com você precisa entender quando você está trabalhando, se tiver um quarto para fechar a porta é melhor, é preciso que te tratem como se você não estivesse em casa, muitas vezes me comunico com pessoas dentro de casa por mensagem (Facebook, Whatsapp Web ou Viber) quando estou ocupado.

Você pode parar um pouquinho para ir até o mercado, ver um episódio de uma série ou jogar um pouquinho, desde que você faça isso no tempo que separou para relaxar, ou quando você está num impasse no seu trabalho e precisa limpar a cabeça.

É importante que o contrato com seu empregador deixe claro qual é a sua entrega e que você não aproveite essa relação de confiança para extorqui-lo. Lembre-se que conforme o Home Office se torna uma relação mais natural de trabalho quem vai ficar marcado como profissional lento ou aproveitador no mercado é você.

Aproveite para viver melhor

Sei que esse capítulo depende da ambição e oportunidades de cada um. Você pode aproveitar o Home Office para ter 2 ou 3 empregos, para desenvolver um empreendimento pessoal paralelo ao trabalho, mas também pode aproveitar para trabalhar menos.

“Existe um pensamento distorcido no mercado de que sucesso é igual a trabalhar muito, ganhar muito dinheiro e ter muitas posses.”

Eu tenho 25 anos de trajetória profissional e nunca fui tão bem sucedido quanto atualmente. Faço trabalho para grandes empresas, presto serviços para uma multinacional americana, trabalho poucas horas por dia, tenho tempo para meus hobbies como jogos e séries, tenho tempo para ficar com minha família e tempo para conversar com amigos e analisar novos projetos.

E o melhor de tudo? Cobro dos meus clientes valores abaixo do mercado do que se eles tivessem que ter um funcionário fixo fazendo esse trabalho presencialmente. Eu posso fazer isso porque tenho menos despesas do que alguém que trabalha alocado, eles não precisam liberar um espaço no escritório nem comprar um computador pra mim.

Quanto mais rápido você aprender a concluir suas tarefas sem supervisão e estimar adequadamente o prazo das suas entregas, mais rápido você estará próximo do universo maravilhoso do Home Office, mas não pense em barganhar isso antes do tempo. Entregar algo de baixa qualidade e estourar o prazo vai prejudicar não apenas seu emprego como pode manchar sua reputação no mercado.

Não queria fazer um artigo muito longo, mas espero ter coberto os principais pontos para você empresário repensar suas oportunidades de contratação e você funcionário repensar o futuro da sua carreira. Em tempos de crise talvez o Home Office possa salvar sua empresa e/ou seu emprego.

* Edney “Interney” Souza é professor de Redes Sociais na ESPM, FGV e ComSchool, Organizador e Curador da Social Media Week São Paulo, colunista do blog WordPress.com Brasil e Sócio na 00k.

** Texto publicado originalmente em Interney.Net com o título “Home Office na vida profissional e pessoal: uma modernização necessária“.