Regus: dicas para o home office ideal

Qual é o local mais apropriado para receber um cliente quando se atua no sistema home office? Será que quem trabalha em casa tem mais dificuldade em passar uma imagem profissional? Quais soluções podem ser adotadas para que o cliente não confunda flexibilidade com informalidade?

Para responder estas e outras questões, conversamos com Dante Righetto, diretor da Regus no Brasil, que deu várias dicas bem legais para os adeptos do home office e destacou a necessidade de conferir uma imagem corporativa ao negócio.

Qual é a estrutura básica de um home office eficiente?

A estrutura básica de um home office deve incluir internet banda larga de alta velocidade com Wi-Fi, linha de telefone separada da casa, computador exclusivo para o trabalho, multifuncional (com scanner, copiadora, impressora e fax), smartphone, móveis (mesa, cadeira, armário, arquivo e estante), almoxarifado (o ideal é ter um kit extra com os itens mais utilizados em um escritório) e um ambiente silencioso.

É preciso destinar um cômodo da casa exclusivamente para o home office?

O ideal é que o profissional ocupe um cômodo para o escritório para que consiga se isolar das distrações que existem dentro de casa e obtenha a privacidade e ambiente apropriados para focar no trabalho. Ou seja, ao entrar naquele cômodo, ele precisa ter a sensação de que “sai” de casa e “entra” no trabalho. No entanto, não é uma regra.

Quais os maiores erros ao montar um home office?

Acredito que um dos maiores erros está em utilizar o número de telefone residencial para o trabalho, pois as ligações se misturam e o profissional corre o risco de passar uma imagem inadequada aos clientes. Nestes casos, utilizar o serviço de um escritório virtual, por exemplo, pode ser uma opção viável para este tipo de profissional (home-office).

Dante Righetto, diretor da Regus no Brasil.

Outro erro está em não determinar um horário de início e término do trabalho. A falta de disciplina pode comprometer o desempenho e prazos de conclusão de tarefas.

Se referir ao home office como casa, também é algo que não é interessante. O profissional nunca deve mencionar para um cliente ou parceiro que ele deve “ligar lá em casa” ou dizer “que quando chegar em casa ele retornará a ligação”. É importante sempre mencionar a palavra “escritório” para reforçar uma atitude profissional.

Deixar de investir no mobiliário correto de um escritório e trabalhar na mesa da sala ou da cozinha, também podem ser considerados erros, já que trabalhar muitas horas todos os dias em ambientes inadequados pode desencadear uma série de problemas de saúde.

Como a estrutura do espaço profissional influencia na relação com clientes?

Certamente um escritório equipado e mobiliado de forma adequada impacta positivamente na imagem do negócio e transparece profissionalismo. Muitas vezes, a flexibilidade do trabalho remoto ou do home-office pode fazer com os clientes confundam-na com informalidade, o que não é positivo do ponto de vista de relacionamento e imagem do negócio perante o mercado.

Por isso, mesmo que o trabalhador atue em um modelo flexível de trabalho ou que o escritório seja a sua própria casa é importante contar com salas equipadas de reunião, por exemplo, que podem ser locadas em espaços externos à residência para a recepção dos clientes e em ocasiões importantes, como o fechamento de um contrato. Muitos desses espaços, inclusive, estão localizados em endereços comerciais estratégicos e podem estar próximos da residência do profissional, o que facilita o seu deslocamento e, consequentemente, a manutenção da credibilidade do seu negócio.

Do ponto de vista da prospecção de clientes, existe um preconceito em relação a quem faz home office, no sentido de considerar a estrutura pouco profissional?

O preconceito pode existir se a estrutura do home office montado for precária. Porém, se o profissional optar por uma estrutura adequada e, juntamente com isso, contratar um serviço de escritório virtual, como já mencionado, ele conseguirá transmitir uma imagem corporativa igual a de quem possui um escritório físico em um dos mais famosos prédios da cidade.

O escritório virtual permite que o profissional tenha um endereço comercial de prestígio para divulgar aos clientes, atendimento telefônico personalizado e salas de reuniões à disposição para atender clientes. Porém, no dia a dia ele continua com o escritório em casa sem ter os custos de manutenção de um escritório convencional.

No aspecto pessoal, quais são os riscos de um escritório improvisado?

Acredito que os principais riscos são os problemas de saúde que podem ser desencadeados, quando o profissional não trabalha um ambiente adequado. Além disso, o profissional pode ficar isolado do mundo exterior. Por isso é importante que o trabalhador marque encontros com profissionais da área.

Qual é o melhor lugar para fazer reuniões e receber clientes? No próprio home office ou fora dele? Cafés são boas opções?

O ideal, reforçando novamente a necessidade de se manter uma imagem corporativa para o negócio, é optar por espaços que estejam equipados adequadamente para cada ocasião.

No caso de uma reunião formal e importante, envolvendo um número maior de pessoas, por exemplo, uma sala com um flip-chart, quadro, telefone com função viva-voz, projetores e até mesmo um serviço de água e café faz toda a diferença na percepção e relacionamento com o cliente.

De qualquer forma, não é recomendável que os encontros de negócios, sejam eles mais ou menos formais, se realizem no próprio home-office. O ideal é descolar a imagem de receber o seu cliente em um ambiente residencial para que, novamente, não se confunda flexibilidade com informalidade. Os cafés podem ser opções para encontros menos formais em que não serão discutidos assuntos confidenciais ou aqueles que não necessitam de um ambiente silencioso e de concentração para acontecer.

E nos casos em que se decide levar a empresa (e a equipe) para casa? É possível que o home office preveja estrutura para receber uma equipe? É recomendável?

É possível, porém não é recomendável. Para alocar uma equipe dentro de casa, além do espaço, o investimento para adequar o escritório também é maior. Uma das preocupações acredito que seria em como fazer com que a sua equipe se sinta em um ambiente corporativo e a vontade dentro da casa do chefe, por exemplo. Também, a privacidade da família pode ficar comprometida, resultando em outros problemas.

A Regus é uma empresa multinacional, que atua em vários pontos do mundo. Estamos mais abertos ao home office em relação a outros países?

Sim, os brasileiros são bem abertos ao trabalho flexível em relação a outros países. Pesquisa recente da Regus constatou que, enquanto a média global de profissionais que trabalha 2,5 dias ou mais por semana fora do escritório é de 52%, no Brasil o índice sobe para 59%. Estamos apenas atrás do México, onde 70% dos trabalhadores dizem trabalhar fora do escritório metade (ou mais) da semana.